Médicos del Mundo cherche ADMIN PROJET

PROFIL DE POSTE : ADMINISTRATION DE PROJET (Basé à Dakar)

1. Médecins du Monde Espagne

Médicos del Mundo est une association indépendante qui agit pour promouvoir le droit effectif à la santé pour tous, en particulier pour les personnes en situation de pauvreté, d’iniquité liée au genre et d’exclusion sociale ou qui sont victimes de crises humanitaires.

La première mission de Médicos del Mundo est de soigner. C’est pourquoi, en tant que membres de cette organisation, nous nous engageons à venir en aide à toutes les populations vulnérables, exclues ou victimes de catastrophes naturelles, de famines, de maladies, de conflits armés ou de violence politique. Pour Médicos del Mundo, le droit des victimes à recevoir une assistance prévaut sur toute autre considération.

2. Objectifs du poste

Réaliser les activités administratives du bureau de MdM à Dakar afin de contribuer à la mise en œuvre de projets de SSR, droits humains et CMU, en suivant les instructions du Coordinateur du projet, des départements des projets et économico-financier du siège central, et en fonction des conditions et des ressources établies dans les projets, afin d’en atteindre les objectifs.

3. Responsabilités et tâches

1. Finances : gérer la comptabilité et les opérations financières du projet :
• Prévoir la trésorerie et réaliser les demandes de fonds en lien avec le service Trésorerie du siège, en complémentarité avec le coordinateur.
• Réalisation de la comptabilité mensuelle du projet :
  justifier les frais et la comptabilité mensuelle de tous les perfins (n° projet, bailleurs) en lien avec le comptable du projet au siège et la Technicienne de Projet du siège concerné, en respectant les règles et les logiciels informatique (SAPP) de MdM.
  contrôler que toutes les factures et justifications de frais sont réalisé s conformément à la règle de Médicos del Mundo et des bailleurs des divers projets,
  s’assurer que tout le personnel respecte lesdites règles de justification des coûts,
• Participer avec le coordinateur de projet au travail budgétaire :
  assurer le suivi budgétaire,
  participer à la construction budgétaire et aux reformulations budgétaires réalisées en cours de projet,
• Gérer, avec le coordinateur de projet, les finances du bureau :
  comptes bancaires : suivi des virements, contrôle des relevés, conciliation bancaire…
  des caisses : décompte mensuel, approvisionnement, décaissement et avances…
• Réaliser, à la demande du coordinateur du projet, des bilans comptable ou financier périodiques.

2. Administration : gérer le respect des règles et démarches administrative :
• Ajuster les contrats à la législation du pays en suivant les indications de la coordination de pays et de projet ;
• Assurer au personnel le paiement des salaires, des primes, des per diem et autres frais lors des déplacements ;
• Assurer le paiement des charges patronales et taxes redevables ;

• Rédiger les quitus à la date de finalisation des projets, etc…
• Gérer les contrats de location et d’assurance du bureau, ainsi que le contrat d’assurance des véhicules ;

3. Ressources humaines : assurer le suivi du personnel local :

• Préparer les horaires des gardiens, les faire approuver par le coordinateur et les afficher.
• Informer le personnel et faire le suivi des congés, jours de récupération et jours fériés dans le pays.
• Participer, à la demande du coordinateur de projet, au processus de recrutement,
• Rassembler les pièces nécessaires à la constitution du dossier de l’employé,

4. Logistique : gérer la logistique du projet (Taches et achats courants) :

• planifier et organiser les achats du projet selon les règles MdM et celles des bailleurs ;
• faire ou superviser le suivi des stocks, gérer l’inventaire des biens du bureau en lien avec l’aide de bureau ;
• suivre l’état des véhicules et l’utilisation qui en est faite ;
• garantir l’ordonnancement du bureau (propreté, rangement) et des archives ;
• Superviser avec l’appui du coordinateur l’entretien adéquat de la flotte de véhicules, ainsi que le respect des règles établies pour les évaluations des besoins et des réparations de ces derniers ;
• Assumer la responsabilité de superviser le travail des gardiens/gardiennes et du personnel de maison ;

4. Profil souhaité :

• Diplôme d’études supérieures en gestion financière ou comptabilité (DUTS)
• Expérience de travail au sein des ONG locales ou internationales (2 ans), particulièrement dans le cadre de la gestion administrative et la comptabilité.
• Expérience en gestion administrative et financière en organisation internationale, sur un poste à responsabilités similaires ;
• Expérience en comptabilité.
• Connaissance des procédures des bailleurs de fonds et du fonctionnement interne des ONGs
• Maîtrise de l’informatique (Excel obligatoire et logiciel comptable est un plus)
• Excellente communication et sens de la diplomatie
• Sens de l’organisation, rigueur, capacité à travailler dans des situations de stress
• Capacité d’adaptation ; Forte capacité de travail ; Dynamique.

5. Conditions :

• Nature du contrat. CDD Durée du contrat : 6 mois renouvelable
• Lieu de travail : basé à Dakar.
• Hiérarchisation du poste : Sous la supervision de la Coordination de Pays à Dakar.
• Entrée en fonction : Février

6. Dossier de candidature
Le dossier de candidature doit comprendre : la lettre de motivation, le CV, les copies des diplômes et des attestations et aussi, des références professionnelles.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests et entretiens