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Offre d’emploi _ Assistant Administratif - ATLAS

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation et références (3) en précisant en objet du mail « Assistant Administratif » à contact.sn@solthis.org avant le 20/07/2018.

Publié le 9 juillet 2018

Solthis est une ONG de santé mondiale dont l’objectif est d’améliorer la santé des populations dans les pays à ressources limitées. Nous agissons sur la prévention et l’accès à des soins de qualité en renforçant durablement les systèmes et services de santé des pays où nous intervenons. Notre action repose sur trois modes d’intervention : le renforcement des capacités, la recherche opérationnelle et le plaidoyer.

Solthis va intervenir au Sénégal à partir de l’été 2018 dans le cadre du projet ATLAS, projet visant à réduire les nouvelles infections et la mortalité liée au VIH en améliorant l’accès à l’autotest VIH.

Dans ce cadre, nous sommes à la recherche d’un.e Assistant.e Administratif.ve pour notre bureau au Sénégal.

Mission et responsabilités

Placé.e sous la supervision du/de la Responsable Administratif, Financier et Logistique, l’Assistant.e Administratif.ve a les responsabilités suivantes :

-  Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements. ;
-  Sous la supervision du responsable hiérarchique, effectuer le suivi des avances du personnel sur une base hebdomadaire ;
-  Réaliser un contrôle quotidien entre le solde du livre de caisse et l’argent physique ;
-  Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer à son supérieur ;
-  Transmettre à son supérieur les informations nécessaires au contrôle mensuel entre le solde du livre de caisse, le solde SAGA et l’argent physique ;
-  Tenue de la comptabilité en format Excel ;
-  Réceptionner les documents ;
-  Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) ;
-  Apposer le tampon « payé » sur chaque facture payée ;
-  En cas de réallocation, modifier les documents pour qu’ils soient conformes ;
-  Faire une revue de la documentation de la journée ;
-  Effectuer les corrections nécessaires pour la validité des documents ;
-  Se référer à son responsable afin d’avoir des clarifications sur les procédures à suivre ;
-  A chaque classement, vérifier que les autres documents du classeur sont complets,
si besoin, contacter la logistique pour récupérer de la documentation manquante.
-  Respecter les procédures d’archivages mis en place (classement et photocopie des documents) ;
-  Assurer le respect des procédures SOLTHIS, notamment des procédures d’achats ;
-  Appuyer la mise à jour des classeurs Finance, RH et Administration ;
-  Classification et archivage ;
-  En cas d’audit, collecter les documents demandés.

Profil

Formation
Formation supérieure (Niveau Licence) en Finance/Comptabilité/Ecole de commerce/Gestion de projets de solidarité internationale (type Bioforce) ou diplôme équivalent

Expérience :
Au moins 3 années d’expérience professionnelle en rapport direct avec les responsabilités exposées ci-dessus.

Expérience indispensable :

  • Classement et archivage
  • Tenue de caisse

Expérience souhaitée :

  • ONG/solidarité internationale
  • Expérience générale sur les fonctions support (Administration, RH, Finance, Achats, Logistique etc.)
  • Audit
  • Connaissance du logiciel SAGA

Connaissances & compétences
Rigueur, réactivité, flexibilité
Maitrise des outils informatiques, en particulier suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Qualités personnelles

  • Qualités relationnelles, communication, diplomatie
  • Rigueur, réactivité, force de proposition
  • Capacité de travailler en autonomie et en équipe
  • Capacité à fournir un appui technique à des équipes opérationnelles
  • Capacité à s’organiser et à hiérarchiser plusieurs tâches

Conditions

Contrat : CDD (1 an) renouvelable
Lieu : poste basé à Dakar (Sénégal)
Date de prise de poste : dès que possible
Durée du projet : 3,5 ans
Salaire et avantages : selon grille Solthis et expérience

Candidature

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation et références (3) en précisant en objet du mail « Assistant Administratif » à contact.sn@solthis.org avant le 20/07/2018.

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.