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SECOURS ISLAMIQUE FRANCE recherche un LOGISTICIEN NATIONAL

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Publié le 20 février 2018

Mission / Rôle dans l’organisation

Sous l’autorité du Coordinateur administratif et logistique, le Logisticien National assure :

• la supervision du personnel du département logistique de la base de Dakar et de l’ensemble des autres bases de la mission du SIF au Sénégal.
• la gestion des commandes, des stocks et du parc mobilier/ immobilier, des achats locaux ainsi que la supervision des travaux et le reporting associé à ces activités.
• Garanti la bonne application des procédures d’achat, de gestion de matériels et de sécurité sur l’ensemble de la mission Sénégal.

Il est l’interlocuteur privilégié, du coordinateur administratif et logistique, pour toute question concernant la logistique de la mission SIF au Sénégal.

Tâches principales de la fonction

Objectif 1 : Supervision et gestion du personnel

• Il est responsable de la supervision directe du personnel du département logistique (chauffeurs, gardiens, gestionnaire de stock, journaliers, du bureau, du stocks) et du bon fonctionnement du département logistique.
• Il est responsable de la bonne réalisation des différentes activités logistiques.
• Il supervise l’ensemble du personnel du département logistique : Suivi de l’évolution de leur travail quotidien.
• Il est responsable du matériel logistique : Il veille à ce que les maintenances soient effectuées par les personnes responsables.
• Il assiste le coordinateur administratif et logistique dans ses tâches logistiques quotidiennes.
• Il centralise les informations en cas de problème logistique ou concernant le staff logistique, et en réfère au le coordinateur administratif et logistique.
• Il est l’interface entre le personnel logistique et le coordinateur administratif et logistique.
• Il s’assure que les employés logistiques respectent les horaires et signale toute irrégularité (absence ou retard) au coordinateur administratif et logistique.
• Il est responsable de l’embauche et du suivi des journaliers le cas échéant, avec l’accord du coordinateur administratif et logistique. Il tient à jour la feuille de présence des journaliers et la remet au coordinateur administratif et logistique à la fin de la semaine.
• Il participe aux réunions logistiques.
• Il met à jour le planning chauffeurs et gardiens et informe le Coordinateur ADMIN/LOG ou l’Assistante ADMIN/RH en cas de modification du planning.
• Il fait des renforcements de capacités de l’équipe log de Tambacounda » des déplacements seront prévus tous les deux mois ou selon les besoins du projet ».
• En tant que superviseur, il est responsable des activités et du comportement du personnel sous sa responsabilité. Il est donc tenu de contrôler rigoureusement le travail effectué au sein du département logistique, de proposer et d’apporter si elles sont validées des solutions aux problèmes rencontrés, et de tenir sa hiérarchie informée des évènements survenant au sein du département logistique.
• Il est responsable du bien-être professionnel de ses collaborateurs. Sa position hiérarchique ne lui confère pas d’autres droits sur son équipe que ceux précédemment cités. Tout abus d’autorité sera considéré comme une faute grave et sanctionnée conformément au règlement intérieur.

Objectif 2 : Commandes et achats locaux

• Il suit la chaîne des achats, notamment en suivant les priorités des achats, planifie selon les priorités données par le coordinateur logistique.
• Il s’assure de la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat (bon de commande interne, bon de commande fournisseur, cotations, analyse de cotations, demande de validation interne, bon de livraison...).
• Il s’assure de la bonne réception et du classement des DVI et des way bills.
• Il met à jour le document « Suivi des DVI ».
• Gérer et suivre les procédures d’appels d’offres quand elles sont nécessaires
• Gérer les achats liés au fonctionnement des bureaux, de la guest et des véhicules
• En relation avec le service administratif et le Coordinateur Admin-Log, suivre les dossiers d’exonération TVA/ Douane.
• Quotidiennement, il fait un résumé de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose problème ou retard. Pendant toute la procédure il tient au courant le coordinateur administratif et logistique des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail.
• Avec la liste des items à acheter, il se renseigne sur les possibilités d’achats locaux, il recherche les fournisseurs et amène les cotations si demandé par le coordinateur administratif et logistique. Lorsqu’une cotation est demandée, il sollicite les prix à les fournisseurs locaux (si disponibilité), avec toutes les informations correspondants aux procédures d’achat du Secours Islamique France.
• En cas de non-disponibilité sur le marché local, il informe coordinateur administratif et logistique et propose des alternatives, des articles de substitution.
• Délivre les marchandises au stock ou à leur destinataire, après vérification de la qualité et de la quantité. Il est seul responsable de la qualité des marchandises qu’il achète.
• Demande les factures ou reçus sans retard pour tout achat.
• Vérifie que les reçus / factures sont correctement remplis selon les recommandations du département financier, et les traduit en français lorsqu’ils sont rédigés en langue locale.
• Il a aussi la responsabilité de trouver le meilleur rapport prix-qualité. Il effectue une mise à jour de la liste des prix – qualité sous demande du coordinateur administratif et logistique. Il recommande les meilleurs achats au coordinateur administratif et logistique.
• Il organise ses déplacements avec le véhicule attribué à la logistique (selon disponibilité) de manière à être le plus efficace possible et le plus efficace et économe en carburant.

Objectif 3 : Supervision des travaux

• Il s’assure de la conformité des assurances habitation
• Sil s’assure que toutes les infrastructures de la base sont en bon état et détecte ce qui est à améliorer ou à réparer au niveau plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité, mobilier etc.,
• Il est responsable du suivi des chantiers. Il rend compte tous les soirs au coordinateur administratif et logistique de l’avancement des chantiers et des problèmes rencontrés et solutions apportées.
• Il avise le coordinateur administratif et logistique et attend son autorisation avant le démarrage de toute construction ou modification.

Objectif 4 : Gestion des stocks

• Il organise et supervise l’inventaire mensuel du stock équipement (EDP).
• Il veille à la bonne utilisation, entretien ou réparation des matériels du stock.
• Il tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF.
• Il assure le bon rangement et la propreté des stocks.
• élaborer des « requests » pour l’approvisionnement des stocks sous sa responsabilité et les faits signés au coordinateur administratif et logistique.
• Il respecte la procédure : premier entré, premier sortie (FIFO)

Objectif 5 : Rapports

• Il fait chaque fin de mois un rapport écrit sur les activités du mois, les problèmes rencontrés et solutions apportées, et les activités prévues le mois suivant. Il y énonce ses recommandations et analyses.
• En collaboration avec le Responsable Logistique siège, rédiger le pack mensuel logistique.

Responsabilités

1. Relation avec les fournisseurs :
• Négocier les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.).
• Définir les termes des contrats et mettre en place les procédures propres à chaque fournisseur (employés habilités, conditions de livraison, mode de règlement)
• Gérer la Base de données des fournisseurs et la base de données des prix.

2. Transports & gestion du parc automobile :

• Organiser le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins des personnels supports et programmes
• Effectuer le suivi de la consommation de carburant (avec les chauffeurs) et organiser les pleins hebdomadaires des véhicules
• S’assurer de la maintenance et de la réparation des véhicules
• S’assurer de la conformité et de la disponibilité des documents des véhicules (assurances, cartes grises, permis des chauffeurs) et du bon remplissage des logbook

3. Gestion du matériel d’immobilisation

• Assurer la réception du matériel d’immobilisation, son suivi régulier, la maintenance, et les réparations
• Gérer les entrées (codes LOG) et sorties du fichier,
• Assure les mises à jour mensuelles des immobilisations

4. Gestion et suivi du parc informatique :

• Gérer l’organisation de l’installation de nouveaux matériels,
• S’assurer du bon fonctionnement, du parc informatique existant en lien avec le prestataire informatique et assurer les mises à jour des programmes (Windows, antivirus) etc.
• Organiser les back up réguliers
• Gérer les demandes et incidents internes et les relayer au siège ou au prestataire informatique pour résolutions des problèmes
• Administrer le serveur NASSIF (gestion des back up , créations de comptes, paramétrages,…)

5. Communication et Energie
• Assurer le suivi des équipements énergie, ainsi que la maintenance (batterie, stabilisateur) etc.
• Assurer le suivi de la maintenance des groupes électrogène (si groupe électrogène).

6. Gestion du projet Aqiqa :
• Toutes les semaines, superviser les activités liées au projet Aqiqa et s’assurer de leur bonne mise en œuvre et gérer l’archivage des pièces justificatives
• Vérifier la conformité des photos à envoyer au siège
• Rédiger le rapport mensuel Aqiqa

7. Sécurité Mission
• Assurer une veille sécuritaire au niveau du pays, transmettre au Coordinateur Admin-log et chef de mission toutes les informations liées à la sécurité au Sénégal
• Soutenir le Coordinateur Admin-log, à la mise en œuvre des moyens de Sécurité pour les équipes et les locaux
• S’assurer de la conformité des équipements de sécurité au niveau des bases (serrures, portes et fenêtres, extincteurs,…) et de la guest
• S’assurer que les chauffeurs et gardiens maîtrisent les procédures de sécurité en cas d’incident/accident et les règles d’utilisation des véhicules

Compétences, expérience

Formation :
 BAC+3 à BAC+4 gestion logistique de préférence
 Formation en transport et/ou logistique exigée

Expérience Professionnelle :
 Formation ou expérience en logistique
 3 à 4 ans d’expérience minimum à un poste similaire
 Expérience justifiant une maîtrise des activités liées à la logistique, au transport de biens et de personnes et aux achats
 Expérience dans la mise en œuvre des procédures d’achat (cotations, appels d’offres, passations de marchés)
 Expérience en management d’équipe
 Connaissances en gestion de stock
 Connaissances en gestion de parc automobile et mécanique auto
 Connaissances dans la distribution
 Connaissances en gestion sécuritaire
 Expérience du milieu humanitaire appréciée
 Connaissances en plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité…

Langue :
 Français : lu, parlé, écrit indispensable
 Wolof : parlé indispensable
 Autres langues : est un plus

Informatique :
 Très bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word et Excel.
 Connaissances en petite maintenance préventive et curative informatique souhaitée

Qualités requises

 Le permis de conduire obligatoire (conduite de véhicule)
 Excellentes qualités de planification, d’organisation, de reporting
 Très bon relationnel et esprit d’équipe
 Rigueur, honnêteté, fiabilité et diplomatie
 Autonomie (savoir résoudre des problèmes et proposer des solutions)
 Flexibilité, mobilité
 Endurance, aptitudes à travailler sous pression, bonne condition physique
 Connaissance du terrain
 force de négociation, force de proposition

Eléments de rémunération

-  Selon la grille salariale du SIF en vigueur.

Zone géographique, Lieu

-  Base opérationnelle : Région de Dakar
-  Des déplacements pourront être effectués dans les autres régions du Sénégal

Candidatures :
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Date limite de dépôt des candidatures : le vendredi 02 mars 2018 à 16h30

Date de prise de service : le lundi 12 mars 2018

Aucune candidature ne répondant aux critères de sélection énumérés ne sera étudiée.