Humanité & Inclusion cherche un RESPONSABLE LOGISTIQUE PROGRAMME

Lieu : Dakar
Domaine d’activité : Logistique humanitaire
Type de contrat : Contrat à durée d’un (01) an Avec une possibilité de prolongation en CDI
Date de début de contrat : Début Mars 2018

Humanité & Inclusion est une association de solidarité internationale spécialisée dans le domaine du handicap. Non gouvernementale, non confessionnelle, sans affiliation politique et à but non lucratif, elle intervient dans tous les contextes aux côtés des personnes en situation de handicap, pour leur prêter assistance et les accompagner dans leur prise d’autonomie. Présent au Sénégal depuis 1996, notre mission est d’améliorer la qualité de vie des personnes handicapées et promouvoir leur pleine participation dans la société sénégalaise, dans une démarche inclusive de développement.

Mission

Sous la supervision du Coordinateur des services supports et en étroite collaboration avec les équipes projets, le responsable logistique programme assure le support nécessaire aux projets et à leur réalisation dans le respect des procédures logistiques d’Humanité & Inclusion ainsi que celles des bailleurs de fonds, tout en proposant une stratégie logistique adaptée à la mission.

Description du poste

Responsabilité 1  : Développer une stratégie logistique adaptée pour la mission et assurer le pilotage de la logistique du programme
Activités :
 Participer à la définition et à la mise en oeuvre du plan d’action logistique du Cadre Opérationnel Pluriannuel du programme
 Définir les besoins logistique du programme et participer aux exercices de budgétisation (programme, bailleurs) afin de s’assurer du financement de ces besoins
 Définir et assurer l’application des procédures logistiques approvisionnement (Achat, Stock, Transport), équipements, parcs de véhicules, énergies et télécommunications, dans le respect du cadre légal, des règles internes et des règles bailleurs
Assurer la mise en place des tableaux de suivis et d’indicateurs afin d’avoir en permanence des informations disponibles et fiables
 Assurer la mise en place de procédures de contrôle interne
 Assurer la formation des équipes du programme aux procédures logistiques HI, bailleurs et aux règles logistiques applicables au programme, chez nos partenaires en lien avec le cadre légal
 Appuyer les équipes projets dans la formation et le suivi des partenaires sur la mise en place des procédures logistiques
 Assurer le contrôle des processus logistiques des partenaires
 Solliciter l’appui du Référent Logistique Régional Afrique de l’Ouest pour appui / conseil à distance
Responsabilité 2 : Manager l’équipe logistique du programme

Activités :

 Encadrer et animer l’équipe logistique du programme : participer au recrutement, définir les profils de poste de tous les membres de l’équipe logistique du programme, fixer les objectifs des collaborateurs sous sa tutelle hiérarchique directe et évaluer l’équipe logistique en tant que responsable hiérarchique ou technique
 Assurer la formation de l’équipe logistique du programme
 Mettre en place les mécanismes de communication et de coordination de l’équipe logistique du programme
 Gérer le suivi des contrats (congés, fin de période d’essai, etc.) des collaborateurs directs ; le cas échéant, co-valider les procédures disciplinaires avec le coordinateur des services support
 Veiller à la gestion de carrière de l’équipe : définition des besoins de formation & accompagnement de l’évolution professionnelle
Responsabilité 3 : Assurer la planification et optimiser la gestion de la chaîne d’approvisionnement

Activités :

 Participer à l’élaboration des plans d’approvisionnement par projet
 Définir (procédure adaptée) avec le CSS et superviser la mise en oeuvre des procédures d’approvisionnement du programme dans le respect des règles internes, bailleurs et légales.
 Analyser le marché local et tenir à jour une base de données des fournisseurs correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins de l’association
 Garantir les transports de marchandises et la gestion des procédures de dédouanement.
 Choisir les lieux de stockage des marchandises et leurs modalités d’aménagement.
 Contrôler les procédures d’approvisionnement par des visites régulières sur les sites, assurer directement le suivi des commandes faites au siège.
 Analyser les tableaux de suivi des achats et proposer des indicateurs pertinents de mesure quantitative et qualitative de la chaine d’approvisionnement : volumes financiers par nature de biens et services, délai de traitement des achats par les logisticiens, degré d’anticipation par les demandeurs, etc…
 Former et sensibiliser les utilisateurs au respect des procédures d’achat et s’assurer que chacun assume ses responsabilités dans la chaine d’approvisionnement, sans empiéter sur le domaine réservé du secteur logistique.
 Préparer les appels d’offre locaux et internationaux, former, convoquer et animer les comités de sélection des prestataires, rédiger les procès-verbaux de dépouillement des offres, rédiger et suivre les contrats d’approvisionnement et de maintenance.
 Assurer le suivi des contrats fournisseurs et prestataires de service

Responsabilité 4 : Gestion des locaux du programme (logements du personnel expatrié, bureau, locaux de stockage)

Activités :

 Participer à l’analyse des besoins, à la définition des critères de choix, à la sélection et à la négociation des locations de bâtiments (maisons, bureau, entrepôts),
 Collaborer avec les logisticiens sites au contrôle, mutualisation et renforcement des services de gardiennage dans les bâtiments du programme,
 Mettre en place et superviser la gestion des lieux de stockage
 Superviser la bonne gestion des locaux : états des lieux, aménagement, entretien & maintenance, sécurisation, suivi du mobilier, Appuyer et accompagner les logisticiens des sites et de Dakar dans la recherche et l’identification des possibilités de location de locaux, leur aménagement, leur sécurité, leur entretien.
 Concevoir les outils de suivi nécessaires à une bonne gestion des locaux de l’association (dates de fin de contrat de location, renouvellement des baux auprès des finances, assurances des locaux, recouvrement des cautions)
 Garantir la sécurisation des locaux (fermeture, gardiennage, trousse de première urgence, extincteurs…)
Responsabilité 5 : Gestion des équipements techniques : véhicules, parc informatique, télécommunications, énergie.

Activités :

 Identifier les besoins et valider le choix de matériels adaptés
 Participer à la définition des procédures de gestion des équipements et en assurer la mise en oeuvre
 Assurer la mise en place et le suivi du Tableau de Suivi des Équipements (TSE) ; garantir la qualité et la fiabilité des données qu’il contient et le classement et l’archivage des documents afférents
 Garantir l’installation, la maintenance, le suivi et la traçabilité des parcs (informatique, énergie, communication, etc.)
 Pour les moyens de télécommunication, former le personnel du programme à leur manipulation et élaborer des procédures d’utilisation
 S’assurer de la bonne application de la charte informatique et le suivi des accès mails et internet
 Réaliser les inventaires physiques réguliers et leur envoie au siège dans le respect des échéances
 Gestion physique des stocks : mettre en place les outils de gestion des stocks, contrôler leur bonne application par les logisticiens des sites et de Dakar
 Contribuer aux rapports financiers bailleurs, propositions de financements et élaboration/révision budgétaires pour la partie gestion des parcs
 Proposer et planifier la mise au rebus, le don ou la vente des équipements qui ne sont plus utilisables par le programme.
Responsabilité 6 : Superviser la gestion du parc de véhicules du programme et la gestion des autres modes de déplacements dans le respect des cadres internes et des plans de sécurité

Activités :

 Définir avec le CSS les besoins du programme en matière de déplacements
 Définir des règles de gestion et d’utilisation des véhicules et des autres modes de déplacements en application de la législation locale, du code de la route, et des règles sécurité du programme et les règles HI
 Assurer/garantir l’organisation de la gestion des autres modes de déplacements
 Assurer/garantir l’organisation de l’affectation & la mise à disposition des véhicules
 Assurer les missions suivantes et leur report dans le tableau de suivi des véhicules
 Assurer le suivi des accidents de la route
 Garantir le classement et l’archivage des dossiers, contrats et documentation en lien avec les véhicules et déplacements

Responsabilité 7 : Participer à l’analyse et à la mise en oeuvre des règles de sécurité du programme

Activités :

 Faire remonter à sa hiérarchie toutes les informations recueillis relatives à la sécurité dont il aurait connaissance,
 Assurer le suivi des risques pour le programme
 Faire circuler les informations relatives à la sécurité des déplacements, des équipements et des bâtiments au sein du programme
 Assurer la sécurisation et la visibilité des locaux, véhicules, équipements et individus en accord avec les règles de sécurité

Qualifications :

Les candidats doivent avoir un niveau d’étude BAC+5 en logistique ou dans un domaine d’étude similaire et justifier de :
 Une expérience minimale de 5 ans sur un poste similaire ou équivalent.
 Une bonne connaissance des mécanismes de la logistique.
 Des bonnes capacités en gestion et planification des activités.
 Une forte capacité managériale, autonomie dans le travail, dynamisme, forte capacité d’initiative.
 Une bonne maîtrise du français, une bonne capacité rédactionnelle.
 Une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook).
 Une bonne capacité d’organisation et de la rigueur dans l’exécution de votre travail.
 Bonnes capacités relationnelles, de travail en équipe et de représentation.
 Une disponibilité immédiate et une bonne connaissance de la région
 Un permis B et en cours de validité est indispensable
Ne seront contactés que les candidats correspondant au profil

Rémunération

Suivant la grille de salaire de Humanité & Inclusion programme ACO en vigueur, selon l’expérience et les qualifications le salaire brut mensuel sera compris entre 791945 et 1 043 927 FCFA.

Dépôt de candidature

Les personnes ayant les qualifications requises sont invitées à déposer un dossier de candidature en français comprenant i) un curriculum vitae à jour et détaillé, ainsi que 3 références professionnelles ; ii) une lettre de motivation ; iii) les copies des diplômes et attestations scannées ; et le tout envoyé à recrutement@hi-sen.org au plus tard le 1 Mars 2018 à 00h.
Mentionner l’objet de votre courrier : candidature « Responsable Log programme ».
Nous sommes engagés aux principes d’équité et de diversité à l’emploi et encourageons particulièrement les candidatures des femmes et des personnes handicapées.