Offre d’emploi _ Exécutive Assistant _ Cellule Opérationnelle

Mission

Sous la responsabilité du Responsable de Programme, l’Assistant-e de la cellule opérationnelle sera amenée à appuyer l’équipe de la cellule dans les différentes activités et en fonction des priorités.
La cellule opérationnelle basée à Dakar intervient au Niger, Nigeria, Cameroun et Burkina-Faso.

Vos tâches et responsabilités

Opérations

• Participe à la rédaction et relecture de rapports/propositions d’interventions/présentations power point/ mapping en français et anglais.
• Amène un support sur l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing.
• Effectue des recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (données, rapports, etc).
• Contribue au monitoring du contexte des pays de la cellule à travers les réseaux sociaux (Tweetdeck)
• Fournit un support ad hoc aux équipes sur le terrain sur demande.

Gestion de projet

• Centralise les outils de gestion de projets et appuie les responsables de projets dans leur utilisation.

Administration et Ressources humaines

• Participe à la gestion du personnel international sur le plan administratif en étroite collaboration avec le siège basé à Genève.
• Organise le planning des briefings et débriefings du personnel international et l’accueil de celui-ci lors de son passage sur la cellule à Dakar.
• Assure le briefing du personnel international sur les documents stratégiques/contexte /RH dans la limite de ses compétences.

Tâches organisationnelles liées au fonctionnement de la cellule

• Contribue à la fluidité de la communication et échange d’informations entre la cellule basée à Dakar, le siège et les différentes missions.
• Assure la consolidation des informations sur la plateforme du Knowledge Management ainsi que le suivi et la mise à jour des documents de mission :
• Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
• Assure le briefing du personnel international sur la gestion de l’information
• Rédige les comptes rendus de diverses réunions.
• Peut être amené/e à traduire divers documents en fonction des besoins et des demandes
• Assure la préparation et le suivi des équipements destinés aux missions
  (gestion du casier départ)

Votre profil

• Diplôme dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des Ressources Humaines ou équivalent.
• Expériences avérées et solides dans l’organisation d’un bureau en tant qu’assistant/e ou secrétaire bilingue.
• Très organisé/e et rigoureux / se
• Sait comment gérer
• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et excellentes capacités rédactionnelles dans ces deux langues
• Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
• Intérêt avéré pour l’aide humanitaire d’urgence
• Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie et à respecter la confidentialité des informations
• Gestion des priorités, proactivité
• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint) et de cartographie (GIS), ouvert à des outils collaboratifs en ligne

Conditions proposées

• Contrat jusque fin 2020 à 100%
• Basé/e à Dakar : contrat de droit sénégalais
• Date d’entrée en fonction : le plus rapidement possible

Pour postuler

Les dossiers de candidature (CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – français ou anglais – max 5MB) sont à adresser par mail uniquement à msf.emploi.dakar@gmail.com jusqu’au 28 juin 2019 en mentionnant la référence « Cell3- Excecutive Assistant 2019.067 ».

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
SEULS LES CANDIDAT(E)S PRE-SELECTIONNE(E)S SERONT CONTACTE(E)S

Nous vous encourageons à visiter notre site : http://www.msf.ch/travailler-avec-nous/